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03/09/2012.: Dicas para a Guarda de Documentos



O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano?

A, tantas vezes, prevista sociedade sem papel não aconteceu e nem deve ocorrer tão já, o que gera um problema: O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano, principalmente boleto, recibos, comprovantes, dentre outros documentos? Antes de tomar decisão é importante uma orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A preocupação deve ser ainda maior em relação a documentações que devemos prestar contas ao governo. Entretanto, a mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que só servem para ocupar preciosos espaços.

Para empresas, é de fundamental importância, que implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Esta tabela representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos. Isso possibilita a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento gera maior agilidade nas empresas e deve ser sistematicamente atualizado.


Fonte: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/dicas-e-prazos-para-guarda-de-documentos/47920/



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