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PERGUNTAS FREQUENTES
  1. O que é Microfilmagem e quais suas vantagens?

    Microfilmagem é a alternativa adequada para arquivos de documentação que apresentem uma pequena ou média frequencia de consulta.

    É o processo ideal para Empresas/Associações que necessitem preservar a sua documentação buscando produtividade com grande economia de espaço e pequeno investimento.

    Suas principais vantagens são:

    - Economia de espaço que proporciona 98% de recuperação do espaço físico ocupado pelo arquivo em papel;

    - Preservação da informação: acrescenta aos documentos microfilmados durabilidade quando armazenados dentro dos padrões recomendados (conforme Norma n° 5 da ABGII);

    - Segurança e integridade da informação: a certeza de que nenhum item poderá ser alterado;

    - Produtividade: velocidade, facilidade e praticidade na consulta e manuseio da informação;

    - Descarte dos documentos após a Microfilmagem (amparada pela Lei N° 5433 e Regulamentada pelo Decreto N° 1799).

  2. Qual a validade legal da Microfilmagem?

    A Microfilmagem é amparada pela Lei N° 5433 de 8 de Maio de 1968 e regulamentada pelo Decreto N° 1799 de 30 de Janeiro de 1996 e pela Portaria 12 de 08 de Junho de 2009. Isto significa que, é o único meio legal alternativo para o arquivamento de documentos oficiais, permitindo também a destruição da documentação em papel, após a sua microfilmagem e autenticação do microfilme.

  3. Como deve ser a preservação dos Microfilmes?

    Como previsto no Decreto N° 1799, o fornecedor dos Serviços deve garantir ao Cliente, 01(uma) cópia de Segurança por rolo original gerado.

    O rolo original deverá ser preservado em local adequado e seguro, e de preferência em local diferente do rolo cópia.

    O rolo cópia é o que normalmente deve ser utilizado para pesquisas do dia-a-dia.

    O CEMICRES possui um local devidamente preparado e climatizado (temperatura e umidade do ar devidamente controlados) para a preservação e guarda de seus microfilmes e mídias originais.

  4. Como é feita a leitura e cópia do rolo de Microfilme?

    Para visualização do fotograma, deve-se usar um equipamento leitor de Microfilmes.

    A reprodução do microfilme para o papel é possível utilizando-se um Equipamento Visor - Copiador.

    O CEMICRES oferece o Serviço de Cópias de Microfilmes em papel. Fazemos a pesquisa e geramos as cópias necessárias, autenticadas ou não, gerando enorme comodidade ao Cliente e uma economia significativa de tempo e recursos.

  5. Como é feita a Microfilmagem?

    Para Microfilmar os documentos deve-se primeiro organizá-los e prepará-los, onde consistirá na remoção de grampos, clips, eliminação de dobras, recondicionamento de rasgos e na organização dos documentos por tipo e forma particular de arquivamento e pesquisa utilizada pelo Cliente.

    Em seguida, os documentos serão Microfilmados, página-a-página. Cada rolo de microfilme completado (aproximadamente 2.300 páginas de documentos tamanho A4, ofício, carta), é encaminhado para revelação. Depois de revelado, é realizado o Controle de Qualidade em 100% dos fotogramas.

    Sendo detectado qualquer problema de qualidade, a Microfilmagem é totalmente refeita produzindo um novo filme que substituirá o rejeitado.

    Aprovado no Controle de Qualidade, o filme será duplicado e embalado, e os documentos liberados para devolução ao Cliente, descarte ou acervo em nossas dependências.

  6. Como buscar um documento que já foi Microfilmado?

    A localização dos documentos poderá ser facilitada com a utilização de um Sistema para Localização de Microfilmes, criado pelo CEMICRES e que pode ser instalado na rede de computadores do Cliente ou com acesso ao nosso website.

    Este sistema informa em qual rolo de Microfilme e em que posição se encontra a página microfilmada.

    Este sistema é opcional e customizado em função do número de campos de pesquisa solicitado pelo Cliente.

  7. Quais documentos posso Microfilmar?

    Podemos microfilmar qualquer tipo de documento e tamanho como simples relatórios gerenciais, plantas de engenharia, prontuários médicos, dossiês de funcionários, notas fiscais, guias de recolhimento, entre outros.

  8. Por quanto tempo devo guardar meus documentos?

    Obedecendo a tabela de temporalidade, o tempo de guarda deverá ser definido pelo Cliente.

  9. Como é feito o armazenamento dos documentos?

    Após o acondicionamento em caixas padrão CEMICRES (CPC), todas as CPCs serão identificadas com etiquetas personalizadas e numeradas, e seu conteúdo e localização física no arquivo serão cadastrados no seu próprio sistema de Gestão Documental.

    As caixas são armazendas em ordem sequencial, em estantes de aço apropriadas, de forma a permitir praticidade e integridade da documentação.

  10. Como proceder caso eu precise de um documento que já esteja arquivado?

    Para a documentação armazenada no CEMICRES, as consultas e solicitações de entrega ou retirada de documentos, deverão ser oficializadas através de e-mails de domínio próprio do Cliente.

    O CEMICRES oferece algumas opções dentre o horário normal de expediente, tais como:

    - Disponibilizamos ao Cliente a possibilidade da pesquisa de documentos ser efetuada pelo próprio CEMICRES, através de transmissão por fax, internet ou entrega do original, eximindo assim a necessidade do Cliente dispor de tempo e mão-de-obra;

    - Consulta nas dependências do CEMICRES pelo próprio Cliente;

    - Entrega das caixas nas dependências do Cliente.

  11. Como meus documentos devem ser guardados?

    Para evitar qualquer tipo de problema de eventuais fiscalizações é conveniente que a empresa mantenha o seu acervo em boas condições, de maneira organizada e com fácil acesso às informações que necessita.

    O CEMICRES disponibiliza através de seu Sistema de Gestão Documental a facilidade da localização e identificação do seu acervo.

  12. Como acessar as informações armazenadas no CEMICRES?

    Através de nosso website mediante login e senha por usuário, com acesso limitado conforme permissões informadas pelo Cliente.

  13. Quais tipos de Documentos posso arquivar?

    Trabalhamos com todos os tipos, tamanhos e volumes de documentos, ativos ou inativos, administrativos ou técnicos, organizados ou necessitando e organização. Optando pelos serviços do CEMICRES, o Cliente passa a ter a certeza de que sempre terá alguém cuidando muito bem da sua documentação.

  14. Qual a vantagem da Digitalização?

    A Digitalização é recomendada para documentação que apresente um elevado índice de pesquisas e atualizações.

    É ideal para empresas que precisam organizar seus arquivos com vantagens da democratização e compactação das informações, grande durabilidade às informações e também maior velocidade de resposta às necessidades de informação que o mercado atual exige.

    Neste processo, a inclusão de documentos ou as atualizações poderão ser efetuadas normalmente. A imagem do documento poderá ser inserida na sequência que for desejada pelo Cliente, permitindo uma constante atualização e preservação da organização dos documentos.



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